Como usar o Trello para gerenciar uma equipe médica

Com a distribuição quase universal de smartphones entre os profissionais de saúde, é crescente o número de grupos de Whatsapp para "gestão" de problemas relacionados ao meio hospitalar. 
Quem está no meio sabe a avalanche de mensagens que recebemos. Dessa maneira a comunicação objetiva fica de lado, perdida em um mar de mensagens, fotos de férias dos colegas e mensagens sobre política.
Em alguns CTI's assumiu até o lugar do "passômetro".
Porém, acho que existe maneira mais efetiva de gerenciar uma equipe médica fazendo uso da tecnologia disponível.
Aqui proponho o uso do Trello - https://trello.com.


O que é Trello:
  • Trello é um organizador de tarefas e eventos bastante dinâmico e funcional. Sua organização pode ser feita da maneira que você quiser, podendo englobar o período inteiro de um projeto. Foi inspirado na metodologia Scrum, processo de desenvolvimento para gerenciar projetos e desenvolvimento ágil de softwares.
Estrutura do programa
  • Quadros [uso cada quadro por Hospital, Equipe, ou ainda UTI se o Hospital tem mais de uma]
    • Listas [uso cada lista para um paciente ou leito; quando o paciente tem alta, arquivo a lista]
      • Cartões [pode ser usado por dia de trabalho, por paciente, por setor, enfim, muitas opções. Particularmente uso por paciente e faço as evoluções na forma de comentários]
        • Checklist [pode-se adicionar múltiplas a cada cartão; uso para rotinas de alta médica, de admissão, etc. É possível criar uma checklist copiando os itens de outra]
        • Etiquetas [multiplas possibilidades: gravidade do paciente (grave, regular, bom); planos de saúde; status de pedidos de exames... Cada cartão pode tem uma centena de etiquetas (não sei o número exato, mas nunca faltou)
        • Anexos [no celular adiciono fotos (lesões, feridas, radiografias); no computador é possível adicionar vários tipos de arquivos, como PDF, PPT, etc]
        • Comentários [uso para registrar as evoluções de cada caso. Em equipe acho útil para facilitar troca de opiniões no lugar do WhatsApp] 
        • Membros [ao adicionar um membro a um cartão, ele fica "responsável" pelo cartão e recebe uma notificação por e-mail ou celular conforme sua configuração. Ao ser membro do cartão, toda a movimentação deste será notificada, funcionando de modo semelhante ao "asssinar"]
        • Data de entrega [data que pode ser definida para o vencimento do cartão. Se este tiver um membro, ele será notificado no vencimento]

Funções interessante:
  • Consultar listas e cartões arquivados - para a organização é necessário arquivas listas e cartões, porém, caso necessário, com alguns passos é possível buscar esses itens no arquivo e trazer de volta ao quadro (paciente teve alta, porém reinternou, basta resgatar sua ficha/lista, e atualizar)
  • "@" - tal qual o Facebook e o Twitter, se você quiser que um membro da equipe seja notificado, basta escrever "@fulano" que ele receberá um alerta no celular sobre seu comentário. 
  • "Votar" - é possivel dar aos membro a opção de votar nos cartões de uma determinada lista. Poderia ser útil para uma enquete, por exemplo. 
  • "Assinar" - ao assinar uma lista ou cartão, toda a movimentação deste será notificada. Por exemplo, se ficou intrigado com a evolução de um paciente, basta assinar seu cartão e acompanhar em "tempo" real 
  • "E-mail para o quadro" - cada quadro tem um e-mail específico atrelado. Se quiser, pode-se configurar para qual lista ele entrará como cartão. Sugiro que em todo quadro tenha uma lista "Caixa de entrada", onde itens que precisam ser processados sejam adicionados inicialmente.
  • "Time" - se o mesmo time/esquipe trabalha e mais de um serviço, talvez seja interessante criar um quadro para cada local, e ao ferramenta time permite que seja gerenciado quais membros do time estão em cada quadro
Custo: Grátis; Versão Premium US$8,33 a 20 /usuário/mês (no plano anual - https://trello.com/pricing)

Disponibilidade: 
Onde há espaço para melhorar
  • Recorrência de tarefas - não uma maneira oficial de adicionar recorrência de cartões ou ainda tarefas dentro das cheklists. Acho que é o que falta para ser um sistema GTD ideal. 

Saiba mais sobre o Trello 
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